Høsten 2017 hadde jeg faget prosjektledelse. Et fag jeg syns var svært spennende og viktig! Jeg tenker å dele min eksamensbesvarelse som en bloggserie omhandlende prosjektledelse. Første delen av oppgaven lyder som følger:
Vi leser i faglitteratur, fagtidskrift og i media at svært mange prosjekt ikke når de mål
og formål som er definert for prosjektet. Prosjektene defineres som helt eller delvis misslykket.
Gjør rede for hva som kan være typiske årsaker til at prosjekter ikke lykkes iht intensjonen (del 1). Beskriv med utgangspunkt i fag og teori hva du mener er viktige forutsetninger for at prosjekter skal oppnå både prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess (del 2). Vis til eksempler fra praksis, og drøft med hjelp fra fag hva du tenker er årsaker til at eksempelprosjektet/prosjektene ikke har lykkes i henhold til intensjonene (del 3).

Typiske årsaker til at prosjekter ikke lykkes i henhold til intensjonen

Definisjon: mål og formål

Mål er virkemidler for å styre leveranser og prosesser i retningen av formålsrealisering (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 70). Et mål er en beskrivelse av en ønsket tilstand, og det er viktig at en kan konstatere om målet er oppnådd eller ikke.

Formålet med et prosjekt beskriver en ønsket fremtidig tilstand. Dette er den verdiskapingen oppdragsgiver ønsker å oppnå ved implementering av prosjektets leveranser, altså resultatet av prosjektet (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 71). I motsetning til resultatmål, som kan evalueres rett etter at prosjektet er avsluttet, så realiseres ikke formål før lenge etter at prosjektet er avsluttet (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 71). Formålet med prosjektet kan også omtales som prosjektproduktsuksess.

Hva er typiske årsaker til at prosjekter ikke lykkes?

Intensjonen til prosjektet er prosjektets verdiskaping, altså formålet med prosjektet. For å sikre at formålet nås, defineres andre målsettinger som lettere kan måles oppnådd eller ikke. Er derimot målene dårlig formulert, eller ikke målbare vil dette bidra til et uklart prosjekt som igjen øker sannsynligheten for at prosjektet ikke lykkes.

Før arbeidet med prosjektet begynnes, må prosjektet defineres. En typisk årsak til at prosjekter ikke lykkes i henhold til intensjonen er at denne prosessen ikke gjøres godt nok. Konseptet rundt prosjektet er dermed ikke avklart (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 67). Rammen for definering av prosjektet kan oppsummeres i POSt. Hvis elementene i POSt ikke er grundig eller godt nok utarbeidet er dette typiske årsaker til at prosjektet ikke lykkes. Dersom POSt er utarbeidet grundig og godt er derimot POSt forutsetninger for at prosjektet oppnår prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess.

Videre spiller mandatet en viktig rolle for utgangspunktet til prosjektet. Dersom det er uklarheter i mandatet er det viktig å få disse avklart. Manglende avklaring kan føre til at prosjektgruppens og prosjekteiers oppfatning av prosjektet er sprikende. Prosjektgruppen kan levere et godt resultat, men om dette ikke samsvarer med hva prosjekteier intenderte, lykkes ikke prosjektet.

Beslutningsprosessen og de vurderinger denne innebærer kan også virke inn på om prosjektet lykkes eller ikke. Det er viktig at beslutningsprosessen gjøres grundig før en beslutter om prosjektet skal startes opp, eller ikke. Det finnes flere beslutningsfeller som gjør det vanskeligere å fatte beslutninger på et rasjonelt grunnlag (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 78). Typiske beslutningsfeller er overoptimisme, attribusjonsfellen, ankereffekten og konkurrentfornektelse (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 78). Jeg vil trekke frem overoptimisme, ankereffekten og konkurrentfornektelse som årsaker til at prosjekter ikke lykkes.

Overoptimisme er en faktor i seg selv, og både påvirker og blir styrket av de andre beslutningsfellene. Beslutningsfellene har til felles at de bidrar til en overvurdering av prosjektets nytte. Prosjektets nytte og mulighet for å lykkes blir overestimert, mens mulige negative utfall ved gjennomføringen av prosjektet blir underestimert (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 78). På den ene siden er det viktig å ha troen på prosjektet en skal gjennomføre, men overoptimismen fører på den andre siden til at partene ikke klarer å rasjonelt vurdere prosjektet. Overoptimismen hemmer rett og slett evnen til å veie fordeler og ulemper opp mot hverandre (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 78). Overoptimismen forplanter seg videre i de andre beslutningsfellene.

Ankereffekten omhandler at de estimatene en baserer sitt beslutningsgrunnlag på er anslått med overoptimisme, og derfor ikke gir et riktig bilde av prosjektets situasjon (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 79). I flere tilfeller kan estimatene oppleves tilfeldige, da de tall en henviser til er plukket ut for best mulig å matche det bildet en ønsker å skape av prosjektet man arbeider med.

Før en starter opp et prosjekt er det også viktig å danne seg et godt bilde av konkurransesituasjonen. Da er det viktig å vurdere både eksisterende og potensielle konkurrenter. Svært ofte fornekter man konkurrenter, fordi en er svært overoptimistisk til sin egen idé. Fokuset for mange forblir internt, og en glemmer å rette blikket mot potensielle og eksisterende konkurrenter og deres kapasitet, evner og ideer (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 79). Dette gjelder både nye konkurrenter og konkurrenter som med sine ressurser kan utfordre.

Konsekvensvurderinger er et viktig element i beslutningsprosessen. En årsak til at prosjekter ikke lykkes kan være at konsekvensvurderingene ikke er gjort grundig nok. Konsekvensvurdering innebærer strategiske, konseptuelle og finansielle vurderinger, samt å gjøre en vurdering av usikkerheten og gjennomføringsplanen (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 74).

Årsakene for at prosjekter ikke lykkes kan unngås, blant annet gjennom det jeg i det følgende beskriver som viktige forutsetninger for at prosjektet skal oppnå prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess. Generelt sett vil mange av årsakene kunne unngås ved å på en god måte, gjennomføre de prosessene, vurderingene og analysene jeg videre vil beskrive.

Ønsker du å lese videre finner du de andre delene av bloggserien her:

2 thoughts on “Prosjektledelse: Typiske årsaker til at prosjektet ikke lykkes ihht intensjonen (del 1)”

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *