Høsten 2017 hadde jeg faget prosjektledelse. Et fag jeg syns var svært spennende og viktig! Jeg tenker å dele min eksamensbesvarelse som en bloggserie omhandlende prosjektledelse. Første delen av oppgaven lyder som følger:
Vi leser i faglitteratur, fagtidskrift og i media at svært mange prosjekt ikke når de mål
og formål som er definert for prosjektet. Prosjektene defineres som helt eller delvis misslykket.
Gjør rede for hva som kan være typiske årsaker til at prosjekter ikke lykkes iht intensjonen (del 1). Beskriv med utgangspunkt i fag og teori hva du mener er viktige forutsetninger for at prosjekter skal oppnå både prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess (del 2). Vis til eksempler fra praksis, og drøft med hjelp fra fag hva du tenker er årsaker til at eksempelprosjektet/prosjektene ikke har lykkes i henhold til intensjonene (del 3).

Definisjon: prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess

Vi skiller mellom prosjektledelsessuksess og prosjektproduktsuksess. Prosjektledelsessuksess viser til om prosjektet gjennomføres i henhold til jerntriangelet. Prosjektledelsessuksess beskriver de konkrete resultatene prosjektet oppnår. Disse kan måles og evalueres underveis, og rett etter at prosjektet er avsluttet (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 54). Prosjektproduktsuksess er grad av effektoppnåelse, og viser til om formålet med prosjektet er oppnådd. Det vil ta litt tid før en kan vurdere prosjektets produktsuksess fordi dette innebærer den verdiskapingen prosjektet har, og dette oppstår over tid etter at prosjektet er avsluttet (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 53).

Forutsetninger for å oppnå prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess

Prosjektets overordnede styringsrammer – POSt

POSt står for prosjektets overordnede styringsrammer, og danner grunnlaget for hva prosjektet skal styres ut i fra (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 86). POSt inneholder formålsstruktur, gevinstrealiseringsplan, interessentanalyse og prosjektmandat. Av dette forstår vi at en tydelig avklaring i formålet med prosjektet, samt hvordan prosjektet skal bidra til verdiskaping, håndtere interessenter og ha et tydelig og godt beskrivende prosjektmandat er viktig. Gjennom innholdet i POSt får prosjektet definerte rammer som danner grunnlaget for jerntriangelet.

Prosjektets overordnede styringsrammer – innhold.

Jerntriangelet

Jerntriangelet fungerer som prosjektets rammebetingelser (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 21). Å spesifisere rammene for prosjektet øker sannsynligheten for at prosjektet lykkes. Det er derfor viktig å ha tydelig for seg hvilke tids-, kostnads- og kvalitetsrammer prosjektet har.

Disse tre rammebetingelsene er uløselig forbundet og vil gjensidig påvirke hverandre (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 21).

Dette betyr at hvis tidsrammen for prosjektet er nær ved å brytes vil det å holde tidsfristen påvirke kvaliteten prosjektet leverer og medføre øke kostnader for å sette inn ytterligere arbeidskraft. Kjennetegn ved prosjekter, TOTO, tilpasses jerntriangelet for å sikre at rammene som er satt for tid, kostnader og kvalitet opprettholdes.

TOTO

Akronymet TOTO beskriver fire kjennetegn ved prosjekter.

Disse kjennetegnene tilpasses rammebetingelsene for det enkelte prosjektet, altså POSt og de rammene post setter for tid, kvalitet og kostnad (jerntriangelet).

TOTO står for tid, oppgave, team og omforming.

Tid handler om det tidsaspektet prosjektet har, og hvilke prosesser som utføres lineært eller syklisk (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 25).

Prosjekter har et formål, og den oppgaven prosjektet har samsvarer med denne. Et prosjekt begynnes og avsluttes og er dermed ikke en kontinuerlig del av virksomheten. For å sikre at oppgaven utføres på best mulig måte er det viktig å konsentrere og avgrense omfanget ved oppgaven. Dette kan bidra til handling og økt motivasjon (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 2728).

Oppgaven løses av prosjektteamet. Et prosjektteam er gjerne satt sammen av medlemmer på tvers av fag, kompetanser og institusjonelle grenser, alt etter prosjektoppgavens egenart (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 29). Dette gjør at en gruppe mennesker, som normalt sett ikke samhandler nå skal løse oppgaver sammen. Det er viktig at prosjektteamet fungerer godt sammen. Et prosjektteam vil gjennomgå en utviklingsprosess. Hvis teamet møter på utfordringer underveis i samarbeidet kan dette gå utover en eller flere av rammene i jerntriangelen. Eksempelvis tidsbruken eller kvaliteten som igjen kan påvirke prosjektets kostnader.

Omforming handler om å sikre at den oppgaven som løses bidrar til verdiskaping i organisasjonen (Skyttermoen og Vaagaasar 2016, 20-30). Det er viktig at prosjektleveransen er mest mulig relevant og god for dem som skal benytte seg av den. For å sikre at leveransen faktisk blir benyttet og tatt i bruk i organisasjonen, må prosessen forankres i virksomheten. Å sikre deltakelse og gi medarbeidere i virksomheten en eierskapsfølelse til prosjektet vil være viktig for å oppnå nettopp dette.

Vil du lese videre? Du finner de andre delene av bloggserien her:

One thought on “Prosjektledelse: Viktige forutsetninger for å oppnå prosjektsuksess og prosjektproduktsuksess (del 2)”

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *